【必見】Webライターに重要な3つのコミュニケーション術【知らないとヤバい】

「Webライターはコミュ力が低くてもできる？」
「どんな場面で、誰とコミュニケーションを取るの？」
「スムーズにやり取りする方法を知りたい！」

初めまして！Webライターの土田です。

「Webライターは在宅メインだからコミュニケーション取る機会は少ない」と思っている人は、多いのではないでしょうか。

結論を言うと、Webライターは対面ではないからこそコミュニケーション力が求められる仕事です。

対面であれば相手の表情や話し方で判断できますが、多くの場合は相手の意図や想いを汲み取る手段が文字しかないからです。

そのため、人と関わるのが苦手だからWebライターを選ぶと、痛い目を見ることになるかもしれません…

この記事では、Webライターのコミュニケーションについて以下の内容を解説します。

コミュニケーションに苦手意識がある人でも、要点をしっかり押さえれば問題なく仕事を進められるようになります。ぜひご一読ください！

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コミュニケーション力不足でWebライターに起こる悲劇

1. 手間が増える
2. 案件を打ち切られる

1. 手間が増える

相手とのやり取りの中で意図を汲み取れないと、作業の手間が増えてしまう恐れがあります。

例えば、クライアントやディレクターからの修正依頼に対して意図を汲み取らずに対応した結果、やり直しになるなどです。

また、作業面に限らずやり取りそのものの回数も増えてしまうと、仕事がスムーズに進まなくなるでしょう。

2. 案件を打ち切られる

コミュニケーションをスムーズに取れない人との仕事はストレスが溜まりやすいので、最悪の場合、案件が打ち切られることもあり得ます。

当然ながらクライアントも人である以上、ストレスなくコミュニケーションを取りたいと考えるものです。

クライアントによっては、Webライターに求めるものとして、スキルよりもコミュニケーション力を挙げる人もいるくらいです。

逆に言うと、適切にコミュニケーションを取れれば、案件打ち切りの事態に見舞われずに済むと言えます。

Webライターに重要な3つのコミュニケーション術

1. 冒頭で結論と目的を伝える
2. 普段以上に丁寧な言い回しを心がける
3. 質問する際は自分なりの仮説・回答を記載する

1. 冒頭で結論と目的を伝える

対面でも同じことですが、冒頭で結論と目的を伝えると、その後の話がスッと理解しやすくなります。

結論と目的が相手にしっかり伝わっていれば、その後の内容が多少わかりにくくても、相手は最後まで話を聞いてくれます。

ここで、クライアントに質問する場合に結論と目的から伝えるときの例文を見てみましょう。

赤太字部分で結論を述べることで、どんな質問なのかが明確になり、その後の話が理解しやすくなります。

逆に赤太字部分を省略して「○ページの…」から伝えると、読み手側が何の話をしているのかわからなくなり、読む気を失くしてしまうでしょう。

最後まで読んでくれたとしても、何の案件の話をしているのかわからないので追加で質問をしなければなりません。

受け手側が理解でき、答えやすくするために、冒頭で結論と目的を伝えることを意識してみてください。

2. 普段以上に丁寧な言い回しを心がける

テキストコミュニケーションが多いWebライターは、とくに言い回しには気を付けましょう。

電話や対話であれば雰囲気や声のトーンなど、発した言葉以外の要素で相手に伝えられます。

しかし、テキストコミュニケーションでは文字でしか相手に伝えられないため、あなたの意図しない方向に捉えられることはよくある話です。

例えば、相手にお願いするときに「～してください」と入力したとします。あなたにとってはお願いしたつもりであっても、相手から見ると命令されていると捉えられかねません。

テキストコミュニケーションは相手の顔が見えない分、言い回しに気を付けないとストレスを与えてしまいます。普段以上に丁寧な言い回しを意識してみてください。

3. 質問する際は自分なりの仮説・回答を記載する

相手に質問する際は、自分なりの仮説と回答を記載するとコミュニケーションコストが減り、ストレスなくやり取りができるようになります。

YES／NOで答えられる質問にすれば、相手は答えやすくなって話をスムーズに進められます。

良くない聞き方の例は「どうすればよろしいでしょうか？」など、相手に回答を丸投げするような質問です。相手は一から説明しなければならないため、回答することに負担を感じてしまいます。

なお、Webライターが稼ぐうえで気を付けるべきことは、コミュニケーションだけではありません。

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Webライターがコミュニケーションを取る必要がある人

1. クライアント
2. チームメンバー
3. インタビュイー
4. 発注先のクリエイター

1. クライアント

Webライターが最もコミュニケーションを取る機会が多いのが、クライアントです。案件の説明や修正対応、ときには経理についてやり取りすることになります。

クライアントも人である以上、ストレスなくやり取りを進められるWebライターを好みます。

クライアントへの振る舞い方次第で案件が継続するか否かが大きく左右されると言っても、過言ではありません。

クライアントと接するときは、できるだけ敬意を払うくらいの意識を持つくらいがちょうどいい温度感になります。

とくに、フィードバックや修正指示を受けるとイラっとすることもあるでしょう。しかし、グッと堪えてむしろ感謝の気持ちを示しながら対応することが大切です。

2. チームメンバー

編集プロダクションやライターチームに所属している場合は、チームメンバーとやり取りする機会も出てきます。

メインでやり取りするのはチーム内の編集者となり、フィードバックや修正指示に対して感謝の気持ちを示すくらいの意識は必要です。

また、編集プロダクションやライターチームのメンバーは、より良い記事を一緒に作り上げる仲間です。

納品した記事でクライアントを満足させられるように、仲間同士だからこそ気持ちのいいコミュニケーションを取ることに努めましょう。

3. インタビュイー

取材案件に対応する人であれば、インタビュイー（取材を受ける人）とやり取りすることもあります。

取材案件では、インタビュイーから話を聞き出せなければ記事を書き上げられません。そして、インタビュイーから話を聞き出すためには、当然ながらコミュニケーション力が求められます。

インタビュイーとコミュニケーションを取るときは、話を最後までしっかり聞くことが大切です。

たとえ気になることがあったとしても、インタビュイーの話をさえぎって次の質問に移ってしまうと、重要な話を聞けなくなる恐れがあります。

また、言葉に詰まっているときに回答を急かさないようにすることも、インタビュイーと接するうえでの大切な心構えです。気持ちよく話してもらうために、ときには言葉が出てくるまで待つことも大切です。

4. 発注先のクリエイター

やや稀なケースですが、デザイナーやカメラマンなど、外部のクリエイターへ発注するためのやり取りが必要になる場合もあります。

外部のクリエイターへ発注するときは、サンプルを見せるなどして、仕上げてほしいイメージを具体的に説明するようにしましょう。説明が不足していると修正箇所が多くなり、比例して作業工数も増えてしまいます。

最悪の場合、ゼロからやり直しを依頼する事態も考えられ、クリエイターの作業工数が余計にかかるうえにモチベーションも下がってしまいます。

適切なコミュニケーションが取れれば、最小限のやり取りで最高の納品物に仕上げてくれるでしょう。

Webライターが使うことになるコミュニケーションツール4つを紹介

1. チャットアプリ
2. 電子メール
3. Web会議システム
4. 電話

1. チャットアプリ

テキストコミュニケーションの代表的な手段と言えば電子メールですが、チャットアプリのほうがリアルタイムでやり取りができます。

テキストコミュニケーションがスムーズに進むことから、チャットアプリはWebライターが最も使うコミュニケーションツールです。

LINEのようにチャット形式で表示されるので、過去のやり取りを追跡しやすいこともメリットと言えます。

相手のログイン情報がリアルタイムでわかるアプリもあるので、返信が遅かったとしても焦らずに済むでしょう。

2. 電子メール

電子メールは先述のチャットアプリと違って、リアルタイムでのやり取りが難しいテキストコミュニケーションツールです。メールを送受信する際は一度、サーバーを経由することになるためです。

一方で、電子メールの長所として長文メッセージに適していることと、チャットよりもクローズドなやり取りが可能であることが挙げられます。そのため、営業をかける際は電子メールをメインで使うことになります。

Webライターが電子メールを使う場合は、GmailやYahoo!メールなどのフリーメールで問題ありません。

ただし、プライベートのやり取りと混同しないように、アカウントを別で作っておくのがおすすめです。

3. Web会議システム

ZoomなどのWeb会議システムは、クライアントとの打ち合わせやオンライン取材などで使います。

Webライターが文章を書く仕事とはいえ、テキストだけでは情報伝達や共有が難しい場面はどうしても出てきます。

Web会議システムを利用する際は、カメラやマイクが問題なく動作することを事前に確認しておきましょう。

上手く動作しなかった場合は、カメラやマイクの設定を確認したり、外付けデバイスを取り付けたりするなどの対策が必要です。

ちなみに私は当日になってカメラが動かなかったため、その日は電話のように音声だけで打ち合わせをした失敗談があります。

4. 電話

緊急時の連絡手段として電話が用いられるケースもあります。

しかし、チャットアプリや電子メールのように記録が残らない仕様上、日常で使われることはあまりありません。

また、電話は相手を拘束してしまうため、日常的に使うことを好まないクライアントも多くいます。そのため、こちらから電話をかける場合は、急用でない限り事前にアポイントを取るようにしましょう。

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